Valg af CRM, regneeksempler og tjekliste
Bedst egnet CRM efter virksomhedstype: fire regneeksempler
Hvilken type CRM passer til en håndværker, en B2B-konsulent, en webshop og en abonnementsvirksomhed? Kriterier og illustrative 3-års beregninger.
Hvilket CRM der er bedst egnet, afhænger mest af hvordan I sælger: Sælger I via tilbud, via en webshop, via abonnementer eller via lange B2B-forløb? Det bestemmer, om I skal prioritere tilbud og integration til bogføring, marketingautomation og samtykker, eller pipeline og rapporter. Nedenfor er fire typiske danske småvirksomheder med kriterier, en anbefalet kategori (ikke et bestemt produkt) og en illustrativ 3-års beregning, så du kan genkende din egen situation og regne videre med dine tal.
Guiden hører under CRM-valg trin for trin. Alle tal er illustrative.
Sådan læser du eksemplerne
Hvert eksempel har:
- Salgsproces: hvordan kunderne køber.
- Skal-krav: det systemet ikke kan undvære.
- Bedst egnet kategori: type CRM ud fra kravene.
- 3-års TCO: licenser + tilføjelser + engangsomkostninger. Beregningerne følger metoden i TCO over 3 år.
Eksempel 1: Tømrer- og snedkervirksomhed med 4 ansatte på kontoret
Salgsproces: Kunden ringer eller skriver, der aftales besigtigelse, der sendes tilbud, og kunden accepterer. Mange tilbud vindes ikke, og opfølgning glemmes.
Skal-krav: kundekartotek, opgaver og påmindelser, tilbud fra skabeloner, overførsel til fakturering i bogføringssystemet, mobiladgang på byggepladsen.
Bedst egnet kategori: Et branchesystem med sags- og tilbudsstyring eller et enkelt salgs-CRM med god integration til bogføring. Avanceret marketing er ikke nødvendigt.
| Post | Udregning (illustrativ) | Beløb |
|---|---|---|
| Licenser | 2 brugere × 250 kr. × 36 md. | 18.000 kr. |
| Integration til bogføring | Færdigt stik, 100 kr. × 36 md. | 3.600 kr. |
| Opsætning og skabeloner | Egen tid, 20 timer × 400 kr. | 8.000 kr. |
| I alt | 29.600 kr. |
Gevinst at regne på: Hvis bedre opfølgning giver blot ét ekstra vundet tilbud om året med et dækningsbidrag på 20.000 kr., er systemet tjent hjem på under 2 år.
Eksempel 2: B2B-konsulenthus med 6 rådgivere
Salgsproces: Lange forløb med møder, tilbud og forhandling. Flere rådgivere arbejder med samme kunde. Ledelsen vil se pipeline og forventet omsætning.
Skal-krav: pipeline med faser og værdi, aktiviteter og e-mail-synkronisering, kalenderintegration, rapporter pr. rådgiver, rettighedsstyring.
Bedst egnet kategori: Salgs-CRM med pipeline og automatisering (mellempakke).
| Post | Udregning (illustrativ) | Beløb |
|---|---|---|
| Licenser | 6 brugere × 450 kr. × 36 md. | 97.200 kr. |
| Opsætning via partner | Fast pris | 25.000 kr. |
| Migrering fra regneark | 30 timer × 400 kr. | 12.000 kr. |
| Uddannelse | 6 personer × 4 timer × 400 kr. | 9.600 kr. |
| I alt | 143.800 kr. |
Bemærk: Ledere, der kun læser rapporter, bør ikke koste en fuld licens. Spørg efter læsebrugere.
Eksempel 3: Webshop med 2 ansatte og 4.000 kunder
Salgsproces: Kunderne køber online. Salget drives af nyhedsbreve, kampagner og automatiske mails (fx efter køb).
Skal-krav: kontakter med samtykke pr. kanal, segmentering, nyhedsbreve og automatiske forløb, integration til webshop, afmelding der virker med det samme.
Bedst egnet kategori: Marketingorienteret CRM eller et nyhedsbrevssystem med CRM-funktioner. Pipeline er mindre vigtig.
| Post | Udregning (illustrativ) | Beløb |
|---|---|---|
| Licenser | 2 brugere × 150 kr. × 36 md. | 10.800 kr. |
| Marketingkontakter | 5.000-trin, 1.400 kr. × 36 md. | 50.400 kr. |
| Integration til webshop | Færdigt stik, 0 kr. + egen tid 10 timer × 400 kr. | 4.000 kr. |
| I alt | 65.200 kr. |
Bemærk: Her er det kontaktantallet, ikke brugerne, der driver prisen. Se kontaktbaseret marketingpris. Mails til kunder kræver samtykke eller at undtagelsen for egne tilsvarende produkter er opfyldt.
Eksempel 4: Abonnementsvirksomhed (B2B-software eller service) med 8 medarbejdere
Salgsproces: Nysalg via demo og prøveperiode, derefter løbende abonnement med fornyelse og mersalg. Support er en stor del af kundeforholdet.
Skal-krav: pipeline for nysalg og fornyelser, kundeservice-sager, integration til fakturering, rapporter over churn og fornyelser.
Bedst egnet kategori: CRM-suite med salg og kundeservice.
| Post | Udregning (illustrativ) | Beløb |
|---|---|---|
| Salgslicenser | 4 brugere × 600 kr. × 36 md. | 86.400 kr. |
| Servicelicenser | 4 brugere × 400 kr. × 36 md. | 57.600 kr. |
| Opsætning og integration | Partner | 40.000 kr. |
| Uddannelse og intern tid | 50 timer × 450 kr. | 22.500 kr. |
| I alt | 206.500 kr. |
Sammenfatning
| Virksomhed | Prisdriver | Vigtigste kriterium | Illustrativ 3-års TCO |
|---|---|---|---|
| Håndværker | Få brugere | Tilbud og bogføringsintegration | 29.600 kr. |
| Konsulenthus | Antal brugere | Pipeline og rapporter | 143.800 kr. |
| Webshop | Antal kontakter | Samtykker og marketing | 65.200 kr. |
| Abonnement | Moduler og brugere | Fornyelser og service | 206.500 kr. |
Regn dit eget eksempel i TCO-beregneren, og læg prisstigninger til med fornyelsesberegneren. Integrationerne er beskrevet i integrationer til bogføring, telefoni og e-mail.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilket CRM er bedst til håndværkere?
Ofte et system, der gør tilbud og opfølgning nemt og sender data videre til fakturering. Mange håndværkere får mere ud af et branchesystem med sagsstyring end af et stort salgs-CRM.
Har en webshop brug for et CRM?
Ja, hvis I vil segmentere kunder og sende målrettede mails. Men et marketingfokuseret system kan være bedre egnet end et klassisk salgs-CRM.
Hvordan vælger vi, hvis vi passer i flere eksempler?
Start med det, der giver mest omsætning i dag. Kan systemet udvides med moduler senere, behøver I ikke købe det hele fra start.
Kilder
- Forbrugerombudsmanden – samtykke til nyhedsbreve
- Erhvervsstyrelsen – krav til digitale bogføringssystemer
- Danmarks Statistik – statistik om virksomheders brug af it
