Valg af CRM, regneeksempler og tjekliste
TCO for CRM: sådan regner du den samlede pris over 3 år
Trin-for-trin beregning af de samlede omkostninger ved et CRM over 3 år – licenser, tilføjelser, opsætning, migrering, integrationer, intern tid og prisstigning.
TCO (total cost of ownership) for et CRM er alt, hvad systemet koster i hele perioden – ikke kun abonnementet. Regn på 3 år, og tag syv poster med: licenser, tilføjelser og marketingkontakter, opsætning, datamigrering, integrationer, uddannelse og jeres egen interne tid – plus forventede prisstigninger ved fornyelse. Først når I sammenligner systemer på TCO, kan I se, om en lav pris pr. bruger faktisk er billig. I eksemplet nedenfor udgør licenser og tilføjelser kun ca. 41 % af de samlede omkostninger.
Guiden hører under CRM-valg trin for trin. Alle tal er illustrative og ekskl. moms.
De syv poster i en CRM-TCO
| Post | Engang eller løbende | Hvad den dækker |
|---|---|---|
| 1. Licenser | Løbende | Brugere × pris × måneder |
| 2. Tilføjelser og kontakter | Løbende | Marketing, service, telefoni, lagerplads, AI |
| 3. Opsætning | Engang | Pipelines, felter, skabeloner, rettigheder |
| 4. Migrering | Engang | Oprydning, dubletter, import fra regneark eller gammelt system |
| 5. Integrationer | Engang + løbende | Bogføring, e-mail, telefoni, webshop – stik eller udvikling og vedligehold |
| 6. Uddannelse | Engang + løbende | Kurser, intern oplæring, nye medarbejdere |
| 7. Intern tid | Engang + løbende | Projektledelse, systemejer, datakvalitet |
Regneeksempel: grossist med 5 sælgere
En lille grossist vælger et salgs-CRM. Illustrative forudsætninger:
- 5 brugere à 400 kr. pr. måned i år 1.
- Marketingtilføjelse 900 kr. pr. måned.
- 8 % prisstigning på licenser og tilføjelse fra år 2, derefter uændret i år 3.
- Opsætning via partner 25.000 kr.
- Migrering: 30 timer intern tid × 400 kr.
- Integration til bogføring: færdigt stik 150 kr. pr. måned.
- Uddannelse: 5 personer × 5 timer × 400 kr.
- Systemejer: 2 timer pr. uge × 44 uger × 400 kr. pr. år.
Løbende omkostninger pr. år
| Post | År 1 | År 2 | År 3 |
|---|---|---|---|
| Licenser | 5 × 400 × 12 = 24.000 | 24.000 × 1,08 = 25.920 | 25.920 |
| Marketingtilføjelse | 900 × 12 = 10.800 | 10.800 × 1,08 = 11.664 | 11.664 |
| Integrationsstik | 150 × 12 = 1.800 | 1.800 | 1.800 |
| Systemejer | 2 × 44 × 400 = 35.200 | 35.200 | 35.200 |
| I alt | 71.800 | 74.584 | 74.584 |
Engangsomkostninger
| Post | Udregning | Beløb |
|---|---|---|
| Opsætning | Partner | 25.000 |
| Migrering | 30 × 400 | 12.000 |
| Uddannelse | 5 × 5 × 400 | 10.000 |
| I alt | 47.000 |
TCO over 3 år: 71.800 + 74.584 + 74.584 + 47.000 = 267.968 kr.
Fordeling: licenser og tilføjelse 109.968 kr. (41 %), intern tid som systemejer 105.600 kr. (39 %), engangsomkostninger 47.000 kr. (18 %), integrationsstik 5.400 kr. (2 %).
Pointen: Den interne tid er næsten lige så stor som licenserne. Mange tager den ikke med – og bliver overraskede. Omvendt er det også den post, hvor en god opsætning kan spare mest.
Samme eksempel i TCO-beregneren
TCO-beregneren regner med én pris pr. bruger i hele perioden. Sådan bruger du den til eksemplet:
- Brugermåneder: 5 × 36 = 180.
- Lav og høj pris pr. bruger: fx 400 kr. (år 1-pris) og 432 kr. (efter stigning).
- Øvrige omkostninger: marketing 34.128 + stik 5.400 + systemejer 105.600 + engang 47.000 = 192.128 kr.
Resultat: lavt skøn 180 × 400 + 192.128 = 264.128 kr. Højt skøn 180 × 432 + 192.128 = 269.888 kr. Den præcise beregning ovenfor (267.968 kr.) ligger imellem.
Sammenlign to systemer på TCO
| System A | System B | |
|---|---|---|
| Pris pr. bruger/md. | 350 kr. | 450 kr. |
| Integration til bogføring | Udvikling via partner 35.000 kr. + 500 kr./md. i vedligehold | Færdigt stik inkluderet |
| Opsætning | 30.000 kr. | 15.000 kr. |
| Licenser, 5 brugere, 3 år | 5 × 350 × 36 = 63.000 | 5 × 450 × 36 = 81.000 |
| Integration over 3 år | 35.000 + 500 × 36 = 53.000 | 0 |
| I alt (uden intern tid) | 63.000 + 53.000 + 30.000 = 146.000 | 81.000 + 15.000 = 96.000 |
System B er 50.000 kr. billigere over 3 år, selv om prisen pr. bruger er 29 % højere.
Typiske fejl i TCO-beregningen
- Kun år 1: introrabatter og prisstigninger skjuler den reelle pris. Se prisstigning ved fornyelse.
- Intern tid glemt: oprydning i data, oplæring og systemejerskab.
- Kontaktvækst glemt: marketingprisen stiger med databasen.
- Valuta: pris i USD kan stige i kroner. Se årsbetaling, valuta og moms.
- Exit-omkostninger: migrering væk fra systemet en dag. Tjek dataeksport.
Moms i TCO
Regn TCO ekskl. moms, hvis virksomheden har fuld fradragsret. Har I delvis eller ingen fradragsret, så læg den ikke-fradragsberettigede moms til – det kan øge prisen med op til 25 %.
Ofte stillede spørgsmål
Skal intern tid med i TCO?
Ja. Den er en reel omkostning, også selv om den ikke faktureres. Regn med en timeværdi, der svarer til løn og overhead.
Hvorfor 3 år og ikke 5?
CRM-markedet og jeres behov ændrer sig hurtigt, og mange aftaler løber 1–3 år. 3 år er et realistisk sammenligningsgrundlag. Regn gerne 5 år som følsomhedsanalyse.
Hvad hvis vi vokser i perioden?
Regn med det forventede antal brugere pr. år, eller lav et lavt og et højt scenarie. Beregneren giver netop et lavt og et højt skøn.
Kilder
- Skattestyrelsen – fradrag for driftsudgifter og moms
- Danmarks Statistik – prisindeks til at vurdere indeksregulering
- Erhvervsstyrelsen – bogføringsregler, der påvirker integrationen
