CRM: årlig eller månedlig betaling, priser i EUR/USD og moms ved udenlandsk leverandør

Årlig forudbetaling giver ofte en lavere pris pr. måned end månedlig betaling, men binder jer typisk i 12 måneder og gør det dyrt at skære ned på brugere undervejs. Vælg årsbetaling, når I har afprøvet systemet og kender brugerantallet. Er prisen i euro eller dollar, betaler I også en valutarisiko og evt. gebyrer på kortet. Og køber I hos en leverandør, der ikke er etableret i Danmark, skal jeres virksomhed som udgangspunkt selv beregne dansk moms efter reglerne om omvendt betalingspligt (momsloven § 46, stk. 1, nr. 3).

Guiden hører under prisoverblikket. Alle beløb er illustrative.

Årlig eller månedlig betaling

Illustrativt eksempel: 5 brugere. Månedspris 450 kr. pr. bruger ved månedlig betaling, 380 kr. ved årlig forudbetaling.

• Månedlig: 5 × 450 × 12 = 27.000 kr. om året.
• Årlig: 5 × 380 × 12 = 22.800 kr. om året.
• Besparelse ved årsbetaling: 4.200 kr. eller ca. 16 %.

Men hvis I efter 4 måneder finder ud af, at kun 3 brugere bruger systemet, kan I med månedlig betaling gå ned til 3 × 450 × 8 = 10.800 kr. for resten af året. Samlet år 1: 5 × 450 × 4 + 10.800 = 9.000 + 10.800 = 19.800 kr. – billigere end årsbetalingen. Fleksibilitet har en værdi, især i det første år.

En god strategi: betal månedligt i de første 3–6 måneder, og skift til årsbetaling, når brugerantallet er stabilt. Spørg, om rabatten også gælder, hvis I skifter senere.

Priser i euro og dollar

Mange CRM-systemer prissættes i EUR eller USD. Det har tre konsekvenser:

1. Kursrisiko: Danmark fører fastkurspolitik over for euroen, så kursen mellem DKK og EUR svinger kun lidt. Kursen over for dollar kan derimod svinge mærkbart fra år til år.
2. Gebyrer: Kortbetaling i fremmed valuta kan koste et valutatillæg hos banken eller kortudstederen. Tjek jeres egne aftaler.
3. Bogføring: Udgiften skal bogføres i kroner med den kurs, der gjaldt. Bogføringsloven tillader også bogføring i euro, men kursen skal kunne dokumenteres – spørg jeres revisor.

Illustrativt eksempel med dollar: Et abonnement koster 3.000 USD om året.

En kursændring fra 6,40 til 7,40 svarer altså til en prisstigning på 3.000 kr. eller ca. 16 % – uden at leverandøren har hævet prisen. Budgettér med en buffer, eller spørg, om I kan få en pris i DKK eller EUR. Aktuelle kurser finder du hos Danmarks Nationalbank.

Moms: omvendt betalingspligt

Priser til erhverv er normalt ekskl. moms. Hvordan momsen håndteres, afhænger af, hvor leverandøren er etableret:

Reglen står i momsloven § 46, stk. 1, nr. 3, som pålægger den danske køber at betale momsen af ydelser fra leverandører, der ikke er etableret her i landet. Fakturaen for ydelsen skal være mærket "Reverse charge" og vise begge parters momsnumre. Ifølge Skattestyrelsen indberetter I momsen i feltet for moms af ydelseskøb i udlandet med omvendt betalingspligt, og ved køb fra et andet EU-land også købets værdi uden moms i rubrik A – ydelser.

Illustrativt eksempel: En momsregistreret virksomhed køber et CRM-abonnement hos en irsk leverandør for 20.000 kr. ekskl. moms.

• Beregnet dansk moms: 20.000 × 25 % = 5.000 kr. (salgsmoms af købet).
• Fradrag som købsmoms ved fuld fradragsret: 5.000 kr.
• Netto moms: 0 kr. – men begge beløb skal indberettes i momsangivelsen.

Har virksomheden delvis eller ingen fradragsret (fx visse finansielle eller sundhedsfaglige virksomheder), bliver momsen en reel udgift, og prisen stiger med op til 25 %. Spørg jeres revisor, hvis I er i tvivl.

Husk også at give leverandøren jeres momsnummer (DK + CVR-nummer). Ellers kan en EU-leverandør risikere at lægge sin egen moms på.

Hvad med virksomheder, der ikke er momsregistrerede?

Omvendt betalingspligt gælder også, selv om I ikke er momsregistrerede. Efter momsloven § 50 b skal en virksomhed, der ikke allerede er registreret, lade sig registrere, når den skal betale moms af ydelseskøb fra udlandet efter § 46, stk. 1, nr. 3. Ifølge Skattestyrelsen gælder det normalt uanset købets størrelse, fx for lønsumsregistrerede virksomheder. Små personligt ejede virksomheder (PMV) skal omregistreres til enkeltmandsvirksomhed. Kontakt Skattestyrelsen eller en revisor, før I køber, så I ikke overser en momsforpligtelse.

Tjekliste før køb

• Er prisen ved månedlig eller årlig betaling?
• Er prisen i DKK, EUR eller USD?
• Hvor er leverandøren etableret (fremgår af kontrakten og fakturaen)?
• Har I givet leverandøren jeres DK-momsnummer?
• Har I fuld fradragsret for moms?
• Hvordan afregnes opgraderinger midt i en årsperiode?

Se også prismodeller: pr. bruger, pakker og tilføjelser og kontaktbaseret marketingpris.

Ofte stillede spørgsmål

Hvorfor er der ingen moms på fakturaen fra vores CRM-leverandør?

Sandsynligvis fordi leverandøren ikke er etableret i Danmark. Så skal I selv beregne og indberette dansk moms efter reglerne om omvendt betalingspligt.

Kan vi fratrække momsen af CRM-abonnementet?

Ja, hvis abonnementet bruges til momspligtig virksomhed og I har fuld fradragsret. Ved blandet brug eller delvis fradragsret skal der laves en fordeling.

Er en årlig rabat altid en god idé?

Kun hvis I er sikre på brugerantallet og systemet. Det første år er fleksibilitet ofte mere værd end rabatten.

Kilder

• Retsinformation – momsloven (lovbekendtgørelse nr. 209 af 2024 med senere ændringer) § 46 og § 50 b
• Skattestyrelsen – moms ved køb af ydelser fra udlandet
• Danmarks Nationalbank – valutakurser og fastkurspolitik
• Erhvervsstyrelsen – bogføringsloven og valuta i bogføringen