CRM-priser, prismodeller og regler 2026
CRM-prismodeller: pris pr. bruger, pakkeniveauer og tilføjelser
Sådan virker pris pr. bruger, pakkeniveauer, minimumsantal, læsebrugere og tilføjelser i CRM-abonnementer – og hvordan du undgår at betale for meget.
De fleste CRM-systemer til små virksomheder sælges som abonnement pr. bruger pr. måned inden for et pakkeniveau (fx start, professionel og enterprise), og mange funktioner fås som tilføjelser med egen pris. Den billigste løsning er ikke nødvendigvis den laveste pris pr. bruger, men den pakke, hvor jeres nødvendige funktioner er med, uden at alle brugere skal opgraderes. Tjek altid tre ting: minimumsantal brugere, om der findes læse- eller gæstebrugere, og hvad der sker med prisen, hvis I får brug for én funktion fra næste pakke.
Guiden hører under prisoverblikket. Alle beløb er illustrative.
Model 1: pris pr. bruger
Hver person med login betaler en fast pris pr. måned. Det er enkelt og forudsigeligt, men der er detaljer at kende:
| Detalje | Hvad du skal spørge om |
|---|---|
| Hvem tæller som bruger? | Skal en leder, der kun læser rapporter, have fuld licens? |
| Minimumsantal | Sælges pakken kun med fx 3 eller 5 brugere? |
| Ændring i perioden | Kan I fjerne brugere midt i en årsaftale, eller kun ved fornyelse? |
| Deling af login | Er det tilladt? (Næsten aldrig – og det er dårlig sikkerhed) |
| Midlertidige brugere | Kan sæsonansatte få en licens i få måneder? |
Illustrativt eksempel: 6 sælgere og 2 ledere, der kun læser. Pris 350 kr. pr. bruger pr. måned.
- Alle 8 som fulde brugere: 8 × 350 × 12 = 33.600 kr. om året.
- 6 fulde brugere og 2 gratis læsebrugere: 6 × 350 × 12 = 25.200 kr. om året.
- Forskel: 8.400 kr. om året eller 25.200 kr. over 3 år.
Model 2: pakkeniveauer
Samme system findes i flere pakker. Jo dyrere pakke, jo flere funktioner og grænser. Typisk adskiller pakkerne sig på:
- antal pipelines og egne felter,
- automatisering (regler, arbejdsgange, sekvenser),
- rapporter og dashboards,
- rettighedsstyring og roller,
- API-adgang og antal API-kald,
- support (e-mail, telefon, dedikeret kontaktperson).
Faldgruben: I skal bruge én funktion fra næste pakke, fx automatiske arbejdsgange. Kan pakker ikke blandes, skal alle brugere opgraderes.
Illustrativt eksempel: 5 brugere. Mellempakke 300 kr., toppakke 650 kr. pr. bruger pr. måned.
- Mellempakke: 5 × 300 × 12 = 18.000 kr. om året.
- Toppakke for at få én funktion: 5 × 650 × 12 = 39.000 kr. om året.
- Merpris: 21.000 kr. om året for én funktion.
Kan funktionen i stedet løses med en integration eller et billigt eksternt værktøj til fx 300 kr. om måneden (3.600 kr. om året), er det langt billigere. Spørg også, om leverandøren tillader, at kun nogle brugere har toppakken.
Model 3: tilføjelser (add-ons)
Tilføjelser er moduler eller ressourcer, der købes ved siden af pakken:
| Tilføjelse | Prissættes ofte efter |
|---|---|
| Marketing/nyhedsbreve | Antal kontakter (se kontaktbaseret marketingpris) |
| Kundeservice/sager | Pr. bruger |
| Telefoni og opkaldslog | Pr. bruger eller pr. minut |
| Ekstra lagerplads | Pr. GB |
| AI-funktioner | Pr. bruger eller forbrug ("kreditter") |
| Digital underskrift | Pr. dokument eller pakke |
| Sandkasse/testmiljø | Fast pris |
| Ekstra API-kald | Pakker af kald |
Lav en liste over tilføjelser, I skal bruge inden for 3 år, og bed om pris på dem nu – også selv om I først aktiverer dem senere.
Model 4: fast pris for hele virksomheden
Nogle – især danske og nordiske branchesystemer – har en fast månedspris for et antal brugere eller for hele virksomheden. Det kan være billigt for et team, der vokser. Tjek, hvad der sker ved næste trin (fx 10 brugere), og om prisen indeksreguleres.
Sådan sammenligner du to prismodeller
Eksempel med 4 brugere i dag og 7 om 2 år (illustrativt):
| System A: pr. bruger 300 kr. | System B: fast 1.800 kr./md. op til 10 brugere | |
|---|---|---|
| År 1 (4 brugere) | 4 × 300 × 12 = 14.400 kr. | 1.800 × 12 = 21.600 kr. |
| År 2 (5 brugere) | 5 × 300 × 12 = 18.000 kr. | 21.600 kr. |
| År 3 (7 brugere) | 7 × 300 × 12 = 25.200 kr. | 21.600 kr. |
| I alt | 57.600 kr. | 64.800 kr. |
System A er billigst over 3 år, selv om B er billigst i år 3. Vokser I til 8 brugere allerede i år 2, vender det. Regn med jeres egne tal i TCO-beregneren.
Forhandlingspunkter
- Læsebrugere gratis eller billigere.
- Fast pris pr. bruger i hele bindingsperioden, også for nye brugere.
- Ret til at nedjustere antal brugere ved fornyelse uden gebyr.
- Blandede pakker, så kun de brugere, der skal bruge en funktion, opgraderes.
- Pris på kendte tilføjelser for hele perioden.
Hvordan fornyelsen påvirker prisen, kan du regne på i prisstigning ved fornyelse. Se også årsbetaling, valuta og moms.
Ofte stillede spørgsmål
Må vi dele én CRM-licens mellem flere medarbejdere?
Det forbyder de fleste vilkår, og det er en dårlig idé for sikkerheden, fordi I ikke kan se, hvem der har gjort hvad. Bed hellere om billigere læse- eller deltidsbrugere.
Hvad er en "seat"?
Et andet ord for en brugerlicens. Prisen "pr. seat" betyder pris pr. bruger.
Er priserne på leverandørens hjemmeside de endelige?
Ofte er de listepriser ved årsbetaling. Månedlig betaling, valuta, tilføjelser og moms kan ændre prisen. Notér datoen, når du gemmer en pris.
Kilder
- Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen – generelt om konkurrence og priser
- Retsinformation – aftaleloven, som også gælder for aftaler mellem virksomheder
- Virk – erhvervsportal med vejledning til virksomheder
