Hvad koster et CRM-system? Prisoverblik for små virksomheder 2026

Q: Er CRM-priser med eller uden moms?

Priser til erhverv angives som regel ekskl. moms . Køber I hos en udenlandsk leverandør, skal I som momsregistreret virksomhed normalt selv beregne dansk moms (omvendt betalingspligt).

Et CRM-system til en lille virksomhed koster typisk et abonnement pr. bruger pr. måned, men det er sjældent hele prisen. Den samlede pris afhænger af fem ting: hvilken pakke I vælger, hvor mange brugere der skal have login, hvilke tilføjelser I har brug for (fx marketing, kundeservice eller ekstra lagerplads), hvor mange marketingkontakter I har i databasen, og hvad opsætning, migrering og integrationer koster. Hertil kommer prisstigninger ved fornyelse. Vil du kende den rigtige pris, så regn på 3 år og ikke på den første måned.

Alle beløb i denne guide er illustrative eksempler. De viser, hvordan beregningen fungerer, men er ikke priser fra bestemte leverandører. Tjek altid leverandørens egen prisside og notér datoen.

De fem byggesten i CRM-prisen

Byggesten	Hvad du betaler for	Typisk spørgsmål til leverandøren
Licens pr. bruger	Login for hver sælger, leder eller supportmedarbejder	Findes der gratis læsebrugere? Er der et minimumsantal brugere?
Pakkeniveau	Hvilke funktioner der er med (automatisering, rapporter, tilbud)	Hvilken pakke kræver den funktion, vi skal bruge?
Tilføjelser (add-ons)	Ekstra moduler, lagerplads, telefoni, AI-funktioner, API-kald	Hvad er inkluderet, og hvad koster ekstra?
Marketingkontakter	Pris efter antal kontakter, der kan modtage nyhedsbreve	Tæller afmeldte og inaktive kontakter med?
Engangsomkostninger	Opsætning, migrering, integrationer, uddannelse, intern tid	Kan opsætningen laves af os selv, eller kræver den en partner?

Læs mere om hver del i prismodeller: pr. bruger, pakker og tilføjelser og kontaktbaseret marketingpris.

Illustrative prisspænd efter type CRM

For at kunne regne på noget bruger vi tre illustrative spænd pr. bruger pr. måned ekskl. moms. De er valgt for at vise forskellen mellem typerne – ikke for at beskrive markedet præcist.

Type	Illustrativt spænd pr. bruger/md.	Typisk indhold
Simpelt CRM / kontaktstyring	50–250 kr.	Kontakter, noter, opgaver, enkel pipeline
Salgs-CRM med pipeline og automatisering	200–600 kr.	Flere pipelines, automatiske opgaver, tilbud, prognoser
CRM-suite med marketing og kundeservice	500–1.500 kr.	Salg, marketing, sager og rapporter på tværs

Mange leverandører har også en gratis pakke. Den kan være fin til at komme i gang, men tjek grænserne for brugere, kontakter, felter og automatisering, og om jeres data kan eksporteres, hvis I vil skifte.

Hvilke funktioner der hører til hvilken type, kan du se i CRM-funktioner forklaret.

Regneeksempel: fra månedspris til 3-års pris

En rådgivningsvirksomhed med 5 brugere vælger et salgs-CRM til illustrativt 400 kr. pr. bruger pr. måned.

Licenser pr. år: 5 × 400 × 12 = 24.000 kr.
Licenser i 3 år: 24.000 × 3 = 72.000 kr.
Tilføjelse til e-mailmarketing, illustrativt 800 kr. pr. måned: 800 × 36 = 28.800 kr.
Opsætning og integration til bogføring hos en partner, illustrativt: 20.000 kr.
Intern tid til oprydning i data og oplæring: 40 timer × 400 kr. = 16.000 kr.

Samlet over 3 år: 72.000 + 28.800 + 20.000 + 16.000 = 136.800 kr. ekskl. moms, eller ca. 3.800 kr. om måneden. Den annoncerede pris på 400 kr. pr. bruger svarer altså til godt halvdelen af de reelle omkostninger.

Varsler leverandøren 8 % stigning fra år 2 på licenser og tilføjelse (24.000 + 9.600 = 33.600 kr. om året), bliver år 2 og år 3 hver 2.688 kr. dyrere, når vi regner stigningen én gang og holder prisen fast i år 3: i alt 5.376 kr. mere. Se TCO over 3 år for en fuld beregning, eller brug TCO-beregneren.

Hvad gør CRM dyrere, end man regner med?

Funktionsspring mellem pakker: Skal I bruge én funktion, fx automatiske tilbudsskabeloner, kan det kræve en dyrere pakke for alle brugere.
Minimumsantal brugere: Nogle pakker sælges kun med et vist antal brugere, selv om I er færre.
Kontaktdatabasen vokser: Marketingmoduler prissættes ofte efter kontakter i trin. Et ekstra trin kan koste mere end en ekstra bruger.
Introrabat udløber: Første år er billigt, andet år er listepris. Se prisstigning ved fornyelse.
Valuta: Prisen i euro eller dollar kan ændre sig i kroner. Se årsbetaling, valuta og moms.
Integrationer: Et færdigt stik til jeres bogføringssystem kan være gratis, mens en specialudviklet integration koster konsulenttimer – og vedligehold.

Prisen er ikke det eneste – reglerne har også en pris

Et CRM bruges til at kontakte kunder og leads. I Danmark kræver markedsføringslovens § 10 som hovedregel forudgående samtykke til markedsføring på e-mail og sms – også til virksomheder. Telefon- og brevkampagner til personer skal respektere frabedelser og Robinsonlisten. Systemet skal derfor kunne registrere samtykker og frabedelser, og det kan påvirke, hvilken pakke I har brug for. Se samtykke til e-mail og sms og telefonsalg og Robinsonlisten.

Sådan får du en sammenlignelig pris

Skriv jeres antal brugere og hvilke af dem der kun skal læse.
Skriv de funktioner, I skal have fra dag ét, og dem, der kan vente.
Bed om pris på samme grundlag hos 2–3 leverandører: samme brugerantal, samme kontaktantal, samme periode.
Bed om pris for år 2 og 3 og om et loft over prisstigninger.
Regn TCO over 3 år og sammenlign. Brug tjeklisten, før I underskriver.

Alle guides om priser og regler

Ofte stillede spørgsmål

Er et gratis CRM godt nok?

Til en eller to personer med en enkel salgsproces kan en gratis pakke være nok i starten. Tjek grænserne for brugere, kontakter og automatisering, og om du kan eksportere alle data, hvis du senere vil skifte system.

Er CRM-priser med eller uden moms?

Priser til erhverv angives som regel ekskl. moms. Køber I hos en udenlandsk leverandør, skal I som momsregistreret virksomhed normalt selv beregne dansk moms (omvendt betalingspligt).

Hvorfor regne på 3 år?

Fordi engangsomkostninger, introrabatter og prisstigninger først giver et retvisende billede over flere år. Mange bindingsperioder er også 1–3 år.

Kan jeg forhandle prisen på et CRM?

Ofte ja, især ved årsbetaling, flere brugere eller længere binding. Forhandl også vilkår: loft over prisstigning, fri dataeksport og ret til at nedjustere brugerantallet.

Kilder

Retsinformation – markedsføringsloven og momsloven i gældende version
Forbrugerombudsmanden – vejledning om spamforbuddet
Datatilsynet – databehandleraftaler og GDPR
Skattestyrelsen – moms ved køb af ydelser fra udlandet